Een enkele keer per jaar begeleid ik grafische studenten naar het ondernemerschap. Zo’n traject start vaak met een aantal praktische vragen.
De meest gehoorde vraag: wat staat er op een factuur?

Het verbaast mij dat ook doorgewinterde ondernemers niet altijd weten wat er nu precies op een factuur hoort. Daarom deze blog.

Ugh.. Regels.
Jep. Voor je factuur zijn er regels, eisen zelfs. De belastingdienst heeft een aantal eisen voor een factuur, waar jij je simpelweg aan hoort te houden. Hier MOET je aan voldoen, anders kan je geen gebruik maken van de btw-aftrek.

Het hoeft niet mooi te zijn.
Veel vormgevers maken hun factuur netjes op in … Indesign. Ik snap het. Je wilt laten zien dat je je vak verstaat. Maar je kunt ook te ver doorslaan.
Een factuur moet duidelijk zijn. In één oogopslag begrijpt de ontvanger hoeveel er wanneer betaalt moet worden en naar waar.
Bekijk hier een voorbeeldfactuur van de KVK.

Daarnaast kan je de tijd voor het opstellen van de factuur niet verrekenen.
Het is daarom handig dat het opstellen van je factuur zo min mogelijk tijd en energie kost. Dit kan dankzij een eenvoudige template in bijvoorbeeld Excel. Of neem een abonnement voor een online boekhoud programma zoals Moneybird, Tellow of Jort: het systeem stelt dan de factuur voor jou op.

Soms maak je uren voor een klant die je niet wilt (of kunt) verrekenen.
Je hebt er zo je redenen voor – dat is oké.
Als je dit doet wil je dat de klant weet: jij gaat tot het uiterste voor het beste resultaat. Als hij dit namelijk weet, kan hij blij zijn met de extra service of korting die jij hem gunt.
Plaats daarom de kosten (tijd) die je voor de klant hebt gemaakt, maar niet wilt verrekenen, WEL op de factuur.
Zo laat je zien wat de waarde is van je extra inzet en wat dit normaal gezien zou kosten. Uiteraard trek je dit onderaan de factuur weer van de prijs af, zoals je met de klant hebt afgesproken.

De meeste ontwerpers sturen de factuur wanneer de opdracht afgerond is.
Logisch, zeker als je uurtje-factuurtje werkt. Je weet altijd achteraf pas echt hoeveel tijd in een project zat, toch?
Maar als een opdracht drie maanden (of langer) duurt, betekent dit dat jij deze periode financieel moet zien te overbruggen.
Je kunt jezelf afvragen of dit zo slim is?

Je loopt risico.
Stel dat je klant een slechte betaler is? Of helemaal niet betaalt? Je zult de eerste niet zijn die hier pas 6 maanden later achter komt. Daarnaast moet je als ontwerper vaak ook anderen inhuren voor bijvoorbeeld drukwerk, het redigeren van teksten of web development. De klant kan niet verwachten dat jij dit altijd voorschiet.

Verstuurd? Dan begint het grote wachten.
“Bedrijven moeten facturen binnen 60 dagen betalen, tenzij dat anders is afgesproken in een contract. (…) Is er geen betalingstermijn overeengekomen? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.” Aldus de KvK.
Daarnaast is de urgentie om te betalen bij de klant weg, als de opdracht afgerond is. Hoe meer dagen verstrijken, hoe groter de kans dat de factuur niet betaald wordt. Creëer daarom meerdere betaalmomenten voor een (grotere) opdracht. En zorg dat je betaaltermijn in je algemene voorwaarden staat.
FYI: mijn betaaltermijn is 14 dagen en ik factureer altijd vooraf.

Je wilt goed en snel betaald worden.
Door een deel vooraf, tijdens en na het afronden van de opdracht te factureren zal je zien dat je al de problemen hierboven in een keer van tafel veegt.
Spreek je een fixed price af voor de opdracht? Dan kan je de factuur zelfs in een keer sturen, bij de start van de opdracht.
Ook als je uurtje-factuurtje werkt kan je deze manier eenvoudig aanhouden: Standaard de eerste 4 uur vooraf factureren? Dat kan absoluut, zolang je het maar duidelijk communiceert met de klant.

Over factureren is al heel veel geschreven.
De KVK heeft er zelf ook eens dit artikel over geschreven.
En hier heeft de belastingdienst alle eisen op een rij gezet.

Denk je ook: Hoe doen anderen dat toch?

Dan is het Design Netwerk wat voor jou

Elke 3e donderdag van de maand, 9 – 10.30 uur Aanmelden is gratis  

Design Netwerk